Yeşil defter nedir, nasıl tutulur? Kümülatif zincirin mantığı

Yeşil defter, bir sözleşmede gerçekleştirilen imalat miktarlarının kümülatif olarak tutulduğu defterdir. Hakediş tutarı doğrudan buradan çıkar; bu yüzden hakediş sisteminin kalbi sayılır.

Adı geleneksel olarak yeşil renkli defterlerden gelir, ama bugün önemli olan rengi değil veri modelidir.

Temel hesap

Her hakediş, her poz için tek bir satır üretir:

KÜMÜLATİF MİKTAR = ÖNCEKİ KÜMÜLATİF MİKTAR + DÖNEM MİKTARI
KÜMÜLATİF TUTAR  = KÜMÜLATİF MİKTAR × BİRİM FİYAT
DÖNEM TUTARI     = KÜMÜLATİF TUTAR − ÖNCEKİ KÜMÜLATİF TUTAR

Dikkat edilecek nokta: dönem tutarı, dönem miktarı × birim fiyat değildir. Kümülatif tutarların farkıdır. Aradaki fark yuvarlamadan doğar ve uzun zincirlerde birikir. Doğrusu, tutarın her zaman kümülatif miktardan yeniden hesaplanmasıdır.

Örnek: üç dönemlik bir poz

Poz: 15.185.1002 — Beton dökülmesi C30/37 · Birim fiyat: 2.450,00 ₺/m³

Üç dönemin tutar toplamı: 3.039.225 + 2.416.190 + 2.911.825 = 8.367.240,00 ₺ — son kümülatif tutarla birebir aynı.

Bu eşitlik yeşil defterin değişmezidir. Tutmuyorsa zincire elle müdahale edilmiş demektir.

Snapshot mı, delta mı?

Yeşil defteri kurarken verilecek en önemli karar budur.

Delta yaklaşımı: yalnızca "bu dönem ne oldu" saklanır, kümülatif her seferinde geçmişin toplanmasıyla bulunur.

Snapshot yaklaşımı: her hakediş o anki toplam durumu da saklar.

Delta basit görünür ama bir sorunu vardır: geçmiş bir dönemin miktarı düzeltildiğinde sonraki bütün hakedişlerin rakamları değişir. Yani altı ay önce imzalanıp ödenmiş bir hakediş, bugün açtığınızda farklı bir tutar gösterir. Bu, denetlenebilirliğin sonu demektir.

Snapshot yaklaşımında onaylanan hakediş dondurulur. Geçmiş düzeltmesi geriye dönük yapılmaz; bu döneme negatif dönem miktarı girilerek yapılır.

Negatif düzeltme nasıl görünür?

1. hakedişte, 2. hakedişte 120 m³ fazla ölçüldüğü fark edilirse:

1. hakediş belgesi olduğu gibi kalır. Düzeltme görünür, gerekçesi kayıtlıdır ve denetim izi kopmaz.

Dondurulan alanlar

Poz cetvelinden yeşil deftere kopyalanan şu alanlar bir daha değişmemelidir:

• Poz numarası
• Tanım
• Birim
• Birim fiyat

Neden? Çünkü fiyat kitabı yıl başında güncellenir. Birim fiyat sözleşmeden değil de kütüphaneden okunuyorsa, geçen yılki hakediş bu yılın fiyatıyla yeniden hesaplanır. Sözleşme bedeliyle ilgisi olmayan bir rakam ortaya çıkar.

Poz cetveli ne zaman kilitlenmeli?

Hakediş üretilmeye başladıktan sonra:

Yeni poz eklemek zincire zarar vermez: yeni kalem sonraki hakedişte "önceki kümülatif = 0" ile başlar, ki doğrusu budur. Sözleşmede olmayan bir imalat için analize dayalı yeni fiyat oluşturmak zaten işin doğasında vardır.

Sık yapılan beş hata

1. Dönem tutarını miktar × fiyat olarak hesaplamak. Kümülatif farkı almalı.
2. Yuvarlamayı icmalde yapmak. Satır bazında yuvarlanmalı, icmal yuvarlanmışları toplamalı.
3. Birim fiyatı kütüphaneden okumak. Sözleşmeden dondurulmalı.
4. Geçmiş hakedişi açıp düzeltmek. Negatif satır girilmeli.
5. Float ile hesap yapmak. Yüz binlerce satırda kuruş hataları birikir; ondalık aritmetik kullanılmalı.

Bu beş maddenin tamamı, "hakediş tutarı neden tutmuyor" sorusunun bilinen cevaplarıdır.